Vacature-details



Medewerker documentaire informatievoorziening (34 – 36 uur)

Heb je verstand van je vak, ben je flexibel, taakvolwassen, klant- en resultaatgericht en sta je bovendien open voor vernieuwing? Dan zijn wij op zoek naar JOU!

Plaatsingsdatum 30 april 2021
Sluitingsdatum 16 mei 2021

Organisatie

De gemeente Geertruidenberg is in ontwikkeling! Door de talenten van onze medewerkers te benutten en continu te zoeken naar vernieuwing blijven we sterk als organisatie en zijn we altijd klaar voor de toekomst. We zijn wendbaar en anticiperen op ontwikkelingen in en om de gemeente. Van zo’n lerende organisatie waarin jouw talent gezien wordt, wil jij toch ook deel uitmaken?

 

Onze missie: Wij zijn een betrouwbare, verbindende partner.

 

Onze visie en strategie: Wij zijn een wendbare organisatie die optimaal schakelt op veranderingen. Onze medewerkers tonen eigenaarschap en krijgen ruimte en vertrouwen om zich te ontwikkelen. Vanuit die kracht zoeken wij de verbinding met onze omgeving en partners. Voor het zijn van een wendbare organisatie vraagt dit 2 zaken van ons: Opgavegericht werken en Werken vanuit zelforganiserende teams.

 

In ons werk staan drie kenwaarden centraal: Betrokken, Ondernemend en Professioneel.

Wie zoeken we?

Voor ons team zoeken we een ervaren DIV-medewerker, of iemand die affiniteit heeft met deze werkzaamheden en eventueel bereid is functie specifieke opleiding/training te volgen.

We zoeken een gedreven iemand die de handen uit de mouwen steekt en veel affiniteit heeft met administratieve werkzaamheden. Verder vinden we het belangrijk dat je goed binnen ons team past. Daarbij is het belangrijk dat je naast een harde werker ook over een gezonde dosis humor beschikt. Dat je collegiaal bent en je flexibel opstelt om waar nodig je directe collega’s te helpen en met de ontwikkelingen binnen ons team mee te gaan. Het werkplezier staat voor ons centraal!

Dit jaar is het team DIV gestart met een consulenten rol, waarbij je het zaakgericht werken binnen de gemeente uitdraagt, de gebruikers ondersteunt, uitleg geeft en adviseert over het zaaksysteem, DMS, contractenbank en procedures. Kwaliteit controles van de door de medewerkers op de clusters gevulde zaak dossiers maken ook een onderdeel uit van het consulentschap. Met jouw dienstverlenende instelling help jij je collega’s op de afdelingen met alle plezier wanneer zij een vraag hebben. Wanneer jij signaleert dat het zaaksysteem beter ingericht kan worden, speel jij daar proactief op in.

Naast bovenstaande, bezit je over deze competenties:

  • Goede communicatieve vaardigheden
  • Klantgericht
  • Resultaatgericht
  • Integer
  • Nauwkeurig
  • Je kunt binnen dagelijkse deadlines werken (verwerken poststukken)

Functie eisen

  • Je beschikt over MBO werk- en denkniveau
  • Je hebt enkele jaren werkervaring bij een gemeentelijke organisatie in een soortgelijke DIV-functie, of affiniteit met de werkzaamheden zoals hierboven omschreven, waarbij je bereid bent aanvullende opleiding te volgen
  • Ervaring met en kennis van digitaal zaakgericht werken met bijvoorbeeld een DMS-systeem als Corsa en zaaksysteem Liber is een pre.
  • Een relevante opleiding zoals SOD 1, SOD 2 of LARM is een pre
  • Je beschikt over uitstekende digitale vaardigheden en je bent inhoudelijk op de hoogte van het digitaal zaakgericht werken, of je hebt hier affiniteit mee en vind het leuk om je hierin te verdiepen en het je eigen te maken.
  • Als medewerker DIV werk jij nauwkeurig, ben jij oplettend en signaleer jij proactief wanneer zaken fout dreigen te gaan.
  • Je hebt een dienstverlenende instelling en je kunt op ieder niveau onze ‘DIV-boodschap’ overbrengen
  • Je stemt je communicatie af op je klant, waarbij je proactief te werk gaat

Wat ga je doen?

Bij het team DIV (Documentaire Informatie Voorziening) zal je intensief samenwerken met je andere 6 collega’s.

Hierbij zijn de meest voorkomende werkzaamheden:

  • Het aanmaken van zaakgerichte registraties van inkomende, interne en uitgaande documenten
  • Het scannen van inkomende, interne en uitgaande documenten
  • Het inlezen van e-mails in het DMS Corsa
  • Voorbereidende werkzaamheden m.b.t. de uitvoering van de bewaring en vernietiging van digitale dossiers
  • Werkzaamheden m.b.t. 'de nieuwe rol van DIV', het consulentschap
  • Het bewaken van de kwaliteit van alle voorkomende registraties
  • Het bewaken van de goede, geordende en toegankelijke staat van informatie, documenten, zaken, dossiers, zowel papier als digitaal
  • Het verzorgen van een goede inrichting van het archief, zowel papier als digitaal, conform wet- en regelgeving
  • Het uitvoeren van kwaliteitscontroles op o.a. scans en metadata. In de toekomst ook op vervanging
  • Het beheren van de mailbox ‘InfoDIV’
  • Het verstrekken van informatie aan gebruikers over het beheer van het archief, zaken en dossiers
  • Het uitvoeren van de uitleen van fysieke dossiers
  • Het verzorgen van de uitgaande post
  • Waar nodig het verzorgen van ontvangstbevestigingen

 

Wat bieden we?

Wij bieden je een afwisselende functie voor de periode van 1 jaar, met zicht op een vaste aanstelling. Afhankelijk van je ervaring bieden wij je daarbij een salaris van maximaal

€ 3.176,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek, zijnde functieschaal 7 (salarispeil 1 oktober 2020).

Interesse gewekt?

Ben je enthousiast geworden en beschik je over de juiste competenties? Reageer dan uiterlijk 16 mei 2021. Uitsluitend reacties via onderstaand sollicitatieformulier worden meegenomen in de sollicitatieprocedure.

De eerste sollicitatiegesprekken staan gepland op dinsdag 25 mei 2021. De tweede gespreksronde is op woensdag 26 mei 2021.

In verband met de maatregelen rondom de bestrijding van het COVID-19 virus is het mogelijk dat deze gesprekken met video-afspraken worden ingepland via Teams. Bij de verzending van de uitnodigingen informeren wij u op welke wijze het gesprek zal plaatsvinden.

Nadere inlichtingen over de inhoud van de functie mag je contact opnemen met Arjan Snijders, clustermanager Ondersteuning. Voor algemene vragen over de procedure mag je contact opnemen met Vandhana Maharban, HR-adviseur. Beiden zijn bereikbaar via het algemeen telefoonnummer van de gemeente: 14 0162.

Het kan zijn dat we in de sollicitatieprocedure sociale media raadplegen.

Let op! Onze mails kunnen terechtkomen in de Spambox, houd deze dus goed in de gaten.

Solliciteren

Medewerker documentaire informatievoorziening (34 – 36 uur)

Vul onderstaand formulier in en sluit je motivatie en curriculum vitae bij.

Reageren kan tot en met
16 mei 2021
Sollicitatie

Persoonlijke gegevens

Documenten uploaden

Let op! De bevestiging van je sollicitatie komt mogelijk binnen in jouw mailbox “ongewenste berichten”.