Regionale Aanbesteding VMS-systeem

6 maart 2026 – De regio werkt aan een nieuwe aanbesteding voor een Vendor Management Systeem (VMS). Met deze stap willen gemeenten en organisaties samen zorgen voor een toekomstbestendig platform voor externe inhuur én werving.

Waarom een nieuwe aanbesteding nodig is

Het huidige contract met de VMS-leverancier loopt af op 31 december 2026. Daarom is het noodzakelijk om een nieuwe aanbesteding te starten voor een opvolgend systeem. Zonder aanbesteding kan het contract namelijk niet zomaar worden verlengd, omdat dit in strijd zou zijn met de aanbestedingswet. Tegelijkertijd vraagt de overgang om zorgvuldige planning. Het kan gebeuren dat een systeem pas ná eind 2026 volledig is geïmplementeerd. Om te voorkomen dat organisaties tijdelijk zonder VMS werken, worden er duidelijke afspraken gemaakt met de huidige leverancier over de overgangsperiode.

Hoewel wetgeving of technologische ontwikkelingen niet direct de aanleiding zijn voor deze aanbesteding, spelen ze wel een rol in de voorbereiding. Zo wordt bijvoorbeeld gekeken naar nieuwe mogelijkheden zoals het gebruik van AI binnen VMS-systemen.

Knelpunten in het huidige systeem

Organisaties in de regio ervaren verschillende beperkingen in het huidige VMS. Een aantal voorbeelden:

• Het systeem kan gebruiksvriendelijker worden ingericht.

• Verwerking van mutaties duurt soms relatief lang.

• De inzet van AI ontbreekt grotendeels.

• Er zijn beperkte mogelijkheden voor de inrichting van processen rond zzp’ers.

Deze ervaringen vormen belangrijke input voor de eisen en wensen van het nieuwe systeem.

Nieuwe ontwikkelingen in de markt

Uit een recente marktconsultatie blijkt dat het aanbod van VMS-systemen de afgelopen jaren is gegroeid. Waar eerder slechts één systeem volledig aansloot bij de behoeften van de regio, zijn er nu meerdere aanbieders die het volledige proces kunnen ondersteunen: van aanvraag tot facturatie.

Daarnaast bieden sommige leveranciers inmiddels een combinatie van een VMS en een ATS-systeem. Dat betekent dat zowel externe inhuur als vaste werving in één platform kan worden ondersteund.

Leveranciers zien vooral kansen op twee gebieden: AI-toepassingen, bijvoorbeeld bij het controleren van cv’s of documenten en gebruiksvriendelijkheid, zodat processen sneller en eenvoudiger verlopen. Ook verwachten zij dat de komende jaren meer gewerkt zal worden met zogeheten statement of work-constructies binnen externe inhuur.

De kracht van regionaal aanbesteden

De aanbesteding wordt regionaal opgepakt. Dat levert verschillende voordelen op voor gemeenten en organisaties. Allereerst is er een financieel voordeel. Een aanbesteding van een VMS-systeem is complex en kost veel tijd. Door dit gezamenlijk te doen, hoeven organisaties deze inspanning niet allemaal afzonderlijk te leveren. Daarnaast ontstaat er een organisatorisch voordeel. Door kennis en expertise uit de regio te bundelen, wordt het proces sterker en professioneler. Gemeenten kunnen gebruikmaken van elkaars ervaring en inzichten. Een regionale aanpak helpt ook bij het verzamelen van waardevolle data over de arbeidsmarkt. Die informatie kan later gebruikt worden om tekorten beter te voorspellen of om organisaties proactief te adviseren.

Samen werken aan het aanbestedingsdocument

Voor de voorbereiding van de aanbesteding is een werkgroep gevormd. Hierin zitten key-users uit verschillende gemeenten, zoals Breda, Altena, Oosterhout en Moerdijk, samen met medewerkers van Flex West-Brabant. De werkgroep komt ongeveer eens per twee weken bijeen. Tijdens deze sessies worden de eisen en wensen voor het nieuwe systeem besproken. De deelnemers leveren vooraf hun input aan, waarna deze gezamenlijk wordt besproken en aangescherpt.

Naast deze werkgroep zijn er ook andere disciplines betrokken.

• HR en inhuurdesks leveren inhoudelijke kennis over processen en behoeften.

• ICT-specialisten kijken naar systeemvereisten en koppelingen.

• Juridische adviseurs zorgen dat alles voldoet aan de aanbestedingsregels.

Door deze samenwerking ontstaat een aanbesteding die zowel inhoudelijk sterk als juridisch zorgvuldig is.

Wat kunnen organisaties de komende periode verwachten?

De komende maanden werken de werkgroepen verder aan het programma van eisen en wensen. Daarnaast worden mogelijk nog één of twee online sessies georganiseerd, zodat ook andere organisaties input kunnen leveren. De verwachting is dat de aanbesteding in het tweede kwartaal van dit jaar wordt gepubliceerd. Na de gunning volgt een nieuwe werkgroep voor de implementatie van de systemen. Als alles volgens planning verloopt, kunnen de nieuwe systemen in 2027 in gebruik worden genomen.

Tot slot

De regionale VMS-aanbesteding biedt een kans om samen te bouwen aan een toekomstbestendig systeem voor externe inhuur en werving. Door kennis te bundelen, ervaringen te delen en actief mee te denken, kunnen organisaties een platform realiseren dat de regio de komende jaren vooruit helpt. Wil je meer weten over dit traject of input leveren? Neem dan contact op via mobiliteitscentrum@west-brabant.eu.