Van regionale aanbesteding naar implementatie HR-systeem
25 juni 2025 – Een regionale implementatie voor HR-systemen? Dat klinkt complex. Toch bewijst regio West-Brabant dat samenwerking loont. Consultant Alexander Schaap vertelt over zijn rol en de meerwaarde van deze gezamenlijke aanpak.
Toen elf organisaties in West-Brabant besloten hun HR-systemen gezamenlijk aan te besteden, was het doel duidelijk: krachten bundelen om kwaliteit te verbeteren en kosten te besparen. Een gezamenlijke aanbesteding werd op touw gezet door regionale consultant Kim Tax. De keuze viel op een nieuwe leverancier, waarna Alexander Schaap als regionaal projectleider aan de slag ging om de implementatie in goede banen te leiden.
Wie is Alexander?
Naast zijn rol in de regionale implementatie is Alexander Schaap actief als consultant voor diverse gemeenten in de regio. Met zijn praktische aanpak en oog voor detail weet hij zelfs de meest complexe projecten overzichtelijk te maken. Zijn ervaring in IT en HR, gecombineerd met zijn vermogen om verschillende partijen te verbinden, maakt hem een vakkundige consultant die geen uitdaging uit de weg gaat.
Van gezamenlijke inkoop naar lokale maatwerkoplossingen 
“Een gezamenlijke aanbesteding biedt grote voordelen,” vertelt Alexander. “Je profiteert van inkoopvoordeel, kennisdeling en een stevige onderhandelingspositie. Maar daarna begint pas het echte werk.” Omdat elke organisatie, van kleine gemeenten tot grotere spelers als Roosendaal en Bergen op Zoom, haar eigen structuur en processen heeft, bleek maatwerk onvermijdelijk. “We hebben bewust gekozen om niet te streven naar één uniforme werkwijze. Iedere organisatie kijkt zelf hoe de standaard inrichting past binnen hun eigen processen. Voor sommigen betekent dat een grote stap vooruit, voor anderen een zorgvuldige overgang met de nodige aanpassingen.”
De rol van Alexander
Alexander fungeert als verbindende schakel tussen de lokale projectleiders en de leverancier. Hij organiseert regionale overleggen, ondersteunt bij leveranciersmanagement en stimuleert kennisuitwisseling tussen de organisaties. “Mijn succesmaatstaf is simpel,” zegt hij met een glimlach. “Als in januari iedereen op tijd en correct salaris ontvangt, dan hebben we het goed gedaan.”
Zijn ervaring in IT en HR-implementaties maakt Alexander een sterke sparringpartner. Hoewel hij geen directe invloed heeft op lokale keuzes, helpt hij bij het organiseren van regionale oplossingen, zoals gezamenlijke functioneel beheerders en praktische handleidingen.
Regionale samenwerking: niet zonder uitdagingen
De verschillen tussen de organisaties zijn groot, erkent Alexander. “Sommige gemeenten werken nog veel op papier, andere zijn volledig gedigitaliseerd. Dat maakt een uniforme invoering lastig. Toch biedt juist die diversiteit kansen: kleinere gemeenten boeken nu grote vooruitgang in hun digitalisering, terwijl grotere gemeenten profiteren van bredere expertise.”
Meerwaarde voor de toekomst
Hoewel de implementatie nog in volle gang is, ziet Alexander al dat de samenwerking de regio sterker maakt. “De gezamenlijke aanbesteding heeft vooral opgeleverd dat we regionaal kennis, ervaring en werkwijzen delen. Dat is iets wat blijvend effect heeft, ook na de technische implementatie.”
Alexander kijkt met veel plezier naar zijn opdrachten. Wil je meer weten over deze implementatie of ben je benieuwd naar de regionale consultants? Neem dan contact met ons op.