Bij gemeente Breda vinden we het belangrijk dat iedereen zich welkom voelt. We moedigen je aan om jezelf te laten zien, je ideeën te delen en voor jezelf op te komen. In onze organisatie is er begrip en aandacht voor iedereen. Iedere collega brengt iets unieks mee. Jouw kennis, ervaring en persoonlijkheid maken het verschil; voor jezelf, je team én de stad.

Breda is de tiende stad van Nederland, met grote maatschappelijke opgaven. Hier is veel te doen én je mag hier veel doen. We pakken die opgaven samen aan. Dan doen we met lef, betrokkenheid en een scherp oog voor resultaat. Je krijgt de ruimte om verantwoordelijkheid te nemen en het initiatief te pakken. Gemeente Breda brengt het samen. Dus stop alles wat je bent in alles wat je doet en help zo jezelf én onze stad vooruit.

Deze vacature delen? Geen probleem! Acquisitie stellen we niet op prijs.

Binnen Gemeente Breda willen we open, zorgvuldig en benaderbaar zijn. Met betrekking tot de openbare ruimte komen dagelijks vragen binnen van inwoners, bedrijven en organisaties. De ene keer gaat het om een Woo-verzoek, dan om een klacht maar ook om een klantvraag die snel en goed opgepakt moet worden.

Daarom zoeken we een Coördinator Woo-verzoeken, klachten en klantvragen openbare ruimte voor de afdeling Wijkzaken. In deze impactvolle rol ben jij de schakel tussen “buiten” en onze organisatie: je brengt rust en overzicht, organiseert de afhandeling en bewaakt voortgang en termijnen. Zo help je mee aan vertrouwen en goede dienstverlening.

Jouw karakter maakt Breda
Je snapt hoe een gemeente werkt én je kunt je verplaatsen in waarom iemand een Woo-verzoek doet of een klacht indient. Je houdt van structuur, schakelt makkelijk met collega’s en externe partijen en je communiceert duidelijk, ook als het spannend of politiek gevoelig kan zijn.

Wat ga je doen?

Als coördinator heb je drie hoofdsporen. Jij zorgt dat het proces klopt: juiste toewijzing, compleet dossier, afstemming, termijnen bewaken, duidelijke communicatie!

Woo-verzoeken (Wet open overheid)
Je coördineert, samen met een collega-coördinator uit een andere afdeling, de vakinhoudelijke behandeling van Woo-verzoeken binnen het Ruimtelijk Economisch Domein (RED). Je haalt informatie op bij de collega’s die die informatie beheren (bijv. beheer openbare ruimte, wijkmanagers) en zorgt dat de gevraagde informatie volgens het vastgestelde werkproces wordt aangeleverd aan de indiener.

Concreet betekent dit dat je bij binnenkomst van een Woo-verzoek:

• de juiste inhoudelijk behandelaar(s) achterhaalt en het verzoek in het zaaksysteem toewijst aan behandelaar, teamleider en team;
• in eData (anonimiseersoftware) een werkruimte en dossier aanmaakt en (waar nodig) korte gebruikersinstructies geeft;
• administratieve procesondersteuning biedt aan behandelaars;
• afstemt tussen inhoudelijk behandelaar(s) en de Woo-functionaris (juridische ondersteuning);
• bewaakt en rappelleert op termijnen en regelt verlengingen waar nodig;
• (in overleg) politiek gevoelige Woo-verzoeken markeert in het zaaksysteem.

Klachtafhandeling
Wanneer een klacht niet informeel kan worden afgehandeld door het centrale Klachtenteam (KCC), komt deze bij jou. Jij vormt het dossier, neemt contact op met de indiener, haalt informatie op bij de betrokken collega’s en teamleider, en zorgt dat de klacht volgens de spelregels zorgvuldig wordt afgehandeld.

Concreet:

• je zoekt de juiste inhoudelijke behandelaar en wijst de klacht in het zaaksysteem toe aan team en persoon;
• je ondersteunt de behandelaar administratief in het proces;
• je stemt af tussen inhoudelijk behandelaar(s) en het Klachtenteam;
• je bewaakt en rappelleert op termijnen en regelt verlengingen;
• je markeert (in overleg) politiek gevoelige klachten.

Klantvragen openbare ruimte
Ook klantvragen komen bij jou binnen. Jij zorgt voor een compleet dossier, verheldert waar nodig de vraag en zet deze goed weg in Djuma. Je bewaakt dat vragen binnen de termijnen worden opgepakt en afgehandeld.

Concreet:

• je zoekt de juiste inhoudelijk behandelaar(s) en zet de zaak in Djuma op naam van behandelaar, teamleider en team;
• je ondersteunt administratief;
• je verheldert vragen door, als dat helpt, eerst contact te nemen met de vraagsteller;
• je bent binnen Wijkzaken dé contactpersoon voor het verdelen/monitoren van klantcontacten en zaken in Djuma;
• je pakt een coördinerende rol bij vragen rondom aanvragen en informatieverzoeken (bijv. graafschades kabels & leidingen, waardevolle houtopstanden) en bij vragen met een juridisch karakter.

Wat neem je mee?

Jij bent een pragmatische procescoördinator met een lange adem. Je kunt schakelen, verbinden en afronden, ook als er veel lijntjes lopen.

Je brengt mee:

• minimaal mbo werk- en denkniveau;
• ervaring als procesondersteuner of in een vergelijkbare coördinerende rol;
• het vermogen om te verbinden (met collega’s én met inwoners/organisaties);
• goed omgevingsbewustzijn en gevoel voor bestuurlijke/politieke sensitiviteit;
• affiniteit met openbare ruimte én sociaal-maatschappelijke vraagstukken;
• uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatie;
• doortastendheid en standvastigheid om binnen termijnen af te ronden;
• affiniteit met juridische processen (juridische opleiding is niet nodig);
• gevoel voor zaakgericht werken en de vaardigheid om systemen (zoals Djuma) snel eigen te maken;
• een verbeterblik: je ziet waar processen slimmer/duidelijker kunnen en draagt daar actief aan bij.

Waar jij en je collega’s het verschil maken
Je komt te werken bij de afdeling Wijkzaken. Je landt in team Civiel, Bereikbaarheid & Proces en maakt onderdeel uit van het cluster Proces. Vanuit dit cluster voeren collega’s verschillende proces- en project ondersteunende taken uit.

Naast jouw kerntaken rondom Woo, klachten en klantvragen help je, als het nodig is, ook bij piekdrukte of waarneming binnen het cluster. Zo zorgen we samen dat de dienstverlening richting buiten altijd doorloopt.

Werken bij Gemeente Breda betekent werken in een stad met ambities. We denken vooruit, geven ruimte aan initiatief en werken elke dag samen aan een leefbare en toekomstgerichte stad. Bij ons krijg je de vrijheid om jezelf te ontwikkelen en het vertrouwen om verantwoordelijkheid te nemen.

Daarnaast geven de volgende beloningen nog wat extra voldoening:

• Een opdracht voor in eerste instantie een jaar, voor 28-36 uur per week, met kans op omzetten naar onbepaalde tijd.
• Een bruto maandsalaris van maximaal €5.033,- (schaal 9, cao gemeenten) op basis van een 36-urige werkweek.
• Boven op je salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05%. Dat kun je inzetten voor bijvoorbeeld een studie, extra verlof of de aanschaf van een fiets. Je kunt het ook laten uitbetalen als een soort 13e maand.
• 201,6 verlofuren per jaar bij een fulltime dienstverband.
• Een goede werk-privébalans met flexibele werktijden.
• Een goede pensioenregeling bij ABP waarbij wij als werkgever 70% van de premie betalen en jij slechts 30%.
• Bij gemeente Breda stimuleren we duurzaam reizen. Reis je met het OV of de fiets, dan vergoeden we je reiskosten volledig. Kom je met de auto, dan kan dat uiteraard ook; hierbij geldt een kilometervergoeding tussen de 8 en 30 km enkele reis.

Benieuwd naar welke voorwaarden en mogelijkheden wij jou nog meer kunnen bieden? Kijk op Arbeidsvoorwaarden | Alles over werken bij Breda

Ben jij enthousiast geworden en herken jij jezelf in deze rol? Reageer dan eenvoudig via de solliciteer-button!

Wil je eerst meer weten over deze functie? Bel dan met Jurgen Koevoets via (06) 52813905. Als teamleider Civiel, Bereikbaarheid en Proces kan hij al je vragen beantwoorden.

Wacht niet te lang!
Bij voldoende geschikte kandidaten sluiten we de vacature, dus wacht niet te lang. Zijn ook wij enthousiast, dan nodigen we je graag uit voor een kennismakingsgesprek!