Bij gemeente Breda vinden we het belangrijk dat iedereen zich welkom voelt. We moedigen je aan om jezelf te laten zien, je ideeën te delen en voor jezelf op te komen. In onze organisatie is er begrip en aandacht voor iedereen. Iedere collega brengt iets unieks mee. Jouw kennis, ervaring en persoonlijkheid maken het verschil; voor jezelf, je team én de stad.

Breda is de tiende stad van Nederland, met grote maatschappelijke opgaven. Hier is veel te doen én je mag hier veel doen. We pakken die opgaven samen aan. Dan doen we met lef, betrokkenheid en een scherp oog voor resultaat. Je krijgt de ruimte om verantwoordelijkheid te nemen en het initiatief te pakken. Gemeente Breda brengt het samen. Dus stop alles wat je bent in alles wat je doet en help zo jezelf én onze stad vooruit.

Deze vacature delen? Geen probleem! Acquisitie stellen we niet op prijs.

Ben jij een ervaren managementondersteuner met een uitstekend gevoel voor organisatie, overzicht en bestuurlijke verhoudingen? Weet jij wat er nodig is om een afdeling soepel en professioneel te laten functioneren? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Voor de afdeling Mobiliteit, Milieu en Energie (MME) zoeken wij een stevige en proactieve managementondersteuner die niet alleen het managementteam ontzorgt, maar ook het secretariaat coördineert en meedenkt over procesverbetering. Een rol met veel verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief.

Jouw karakter maakt Breda
Wat ga je doen?

Jij bent degene die overzicht brengt in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt. Je zorgt ervoor dat het managementteam optimaal wordt ondersteund en dat het secretariaat efficiënt en professioneel functioneert.

• Je ondersteunt het afdelingshoofd en het managementteam in de dagelijkse werkzaamheden.
• Je beheert complexe agenda's en mailboxen en handelt hierin proactief.
• Je organiseert en coördineert interne en externe overleggen, bijeenkomsten en informatiesessies.
• Je bereidt managementteamvergaderingen voor, stelt agenda's op en verzorgt de benodigde stukken.
• Je bewaakt actiepunten, afspraken en besluitvorming en zorgt voor een correcte opvolging.
• Je neemt deel aan managementteam overleggen en verzorgt verslagen, samenvattingen en opvolging.
• Je coördineert de werkzaamheden binnen het secretariaat en bent het eerste aanspreekpunt voor collega's.
• Je zorgt voor een goede afstemming van informatie- en communicatiestromen binnen de afdeling.
• Je behandelt vragen, verzoeken en documenten binnen het zaaksysteem DJUMA.
• Je verzorgt de verwerking en bewaking van correspondentie, rapportages en managementinformatie.
• Je bent key-user van het tijdschrijfsysteem en ondersteunt collega's bij vragen of wijzigingen.
• Je bewaakt administratieve processen en signaleert kansen om deze slimmer en efficiënter in te richten.
• Je draagt vanuit jouw expertise bij aan afdelingsbrede projecten en ontwikkelingen.
• Je werkt nauw samen met collega's van team Staf en andere afdelingen binnen de gemeente.
• Je bent een zichtbaar en toegankelijk aanspreekpunt binnen de organisatie en bouwt aan sterke samenwerkingen.

Wat neem je mee?

• Je beschikt minimaal over mbo-werk- en -denkniveau en een afgeronde secretariële opleiding.
• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring in een secretariële/ondersteunende functie.
• Je bent een echte regisseur: zelfstandig, accuraat, besluitvaardig, stressbestendig en denkt pro- actief mee.
• Je bent communicatief sterk en weet je boodschap overtuigend over te brengen, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je hebt een goede helicopterview.
• Je werkt graag samen, bent flexibel en weet goed om te gaan met vertrouwelijke informatie.
• Je hebt ervaring met Office 365 (Teams, Outlook, SharePoint, Word, Excel).
• Kennis van AFAS, iBabs en/of DJUMA is een pre.

Waar jij en je collega’s het verschil maken
Wij zijn de afdeling Mobiliteit, Milieu en Energie van de Gemeente Breda: een groeiende en ambitieuze club van professionals met een grote passie voor hun vak. Samen werken we aan een duurzamer, bereikbaar en leefbaar Breda. We geven proactief uitvoering aan bestaande én nieuwe maatschappelijke ontwikkelingen op het gebied van mobiliteit, energie, natuur en milieu.

Binnen onze afdeling ontwikkelen we beleid én vertalen dit naar concrete uitvoeringsprogramma’s en projecten. We zijn daarbij niet alleen beleidsmakers, maar ook opdrachtgevers en uitvoerders. Je komt terecht in het team Staf en werkt nauw samen met het afdelingshoofd en je collega’s van het secretariaat. Samen zetten we ons in voor de toekomst van onze stad en haar inwoners.

Lees hier meer over Gemeente Breda.

Werken bij de Gemeente Breda is werken in een stad met ambities. We denken vooruit en maken mogelijk. Voor onze inwoners én voor onze medewerkers. Naast een baan met impact kun je daarom rekenen op:

• Een jaarcontract voor 32 uur per week, met uitzicht op een vast contract.
• Een bruto maandsalaris van maximaal € 4.065,- (schaal 7 cao gemeenten) op basis van een 36-urige werkweek.
  Boven op je salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB) van 17,05%. Dat kun je inzetten voor bijvoorbeeld een studie, extra verlof of de aanschaf van een fiets. Je kunt het ook laten uitbetalen als een soort 13e maand.
• 201,6 verlofuren per jaar bij een fulltime dienstverband.
• Een goede werk-privébalans met flexibele werktijden.
• Een goede pensioenregeling bij ABP waarbij wij als werkgever 70% van de premie betalen en jij slechts 30%.
• Bij gemeente Breda stimuleren we duurzaam reizen. Reis je met het OV of de fiets, dan vergoeden we je reiskosten volledig. Kom je met de auto, dan kan dat uiteraard ook; hierbij geldt een kilometervergoeding tussen de 8 en 30 km enkele reis.

Benieuwd naar welke voorwaarden en mogelijkheden wij jou nog meer kunnen bieden? Kijk op Arbeidsvoorwaarden | Alles over werken bij Breda

Reageer dan eenvoudig via de solliciteer-button!

Wil je eerst meer weten over de functie? Neem dan contact op met Cheyenne de Wit van het secretariaat MME via (06) 11220799 of c.de.wit@breda.nl Zij zorgt voor een belafspraak met Nataly Eugenia, afdelingshoofd MME.

Wacht niet te lang!
Bij voldoende geschikte kandidaten sluiten we de vacature. Zijn ook wij enthousiast, dan nodigen we je graag uit voor een kennismakingsgesprek.

Een screening (VOG (periodiek) of VOG-P) maakt onderdeel uit van de selectieprocedure.

Past deze vacature toch niet helemaal bij jou, maar spreekt gemeente Breda je wel aan? Maak dan een vacature alert (Vacature alert | Alles over werken bij Breda) aan. Misschien is er een andere rol die beter past bij jouw karakter.