Deze week vond de officiële ondertekening plaats van een belangrijke samenwerkingsovereenkomst: het nieuwe Personeels- Informatiesysteem. Alle negen deelnemende organisaties van dit regionale project waren vertegenwoordigd, inclusief onze nieuwe leverancier, Visma Raet (YouForce). Dit markeert een mijlpaal in een intensief traject dat begon met het aflopende contract van ons huidige personeelsinformatie- en salarissysteem en de noodzaak om een nieuw, toekomstbestendig systeem te selecteren.

De aanleiding: vernieuwing noodzakelijk

Het huidige systeem is slechts tot 1 januari 2026 beschikbaar en biedt vanaf 1 januari 2028 geen ondersteuning meer aan gemeenten. Daarom ontstond in de zomer van 2023 het initiatief om gezamenlijk een Europese aanbesteding te starten. Zeven gemeenten – Bergen op Zoom, Drimmelen, Etten-Leur, Halderberge, Moerdijk, Steenbergen en Roosendaal – sloten zich aan, evenals de Belastingsamenwerking West-Brabant (BWB). Gaandeweg voegden Geertruidenberg en Rucphen zich bij de samenwerking. Uiteindelijk stapte Steenbergen uit vanwege specifieke wensen die niet gegarandeerd konden worden binnen de aanbesteding.

Voordelen van regionaal aanbesteden

Uiteraard heeft iedere organisatie haar eigen wensen in onze regio. Toch kan het aantrekkelijk zijn systemen regionaal aan te besteden. Het brengt de volgende voordelen met zich mee:

• Kostenbesparing door gedeelde investering in software en implementatie.
• Behoud van regionale samenwerking, wat essentieel is voor kennisdeling en continuïteit in salarisadministratie en functioneel beheer.
• Efficiëntie in het bundelen van expertise en het gezamenlijk doorlopen van een aanbestedingstraject.

Een intensief proces

Het traject kenmerkte zich door de diversiteit aan betrokken partijen en belangen. Elk van de deelnemende organisaties bracht eigen wensen en eisen mee, wat zorgde voor intensieve discussies om tot overeenstemming te komen over het Programma van Eisen (PvE) en de beoordelingscriteria. Subwerkgroepen met informatieadviseurs, HR-medewerkers, privacy officers, CISO’s en salarisadministrateurs leverden belangrijke input. Deze groepen onderzochten onder andere de technische mogelijkheden, gebruiksvriendelijkheid en privacyaspecten voor het komende systeem.

Waarom Visma Raet (YouForce)?

Na publicatie van de aanbestedingsdocumenten en beantwoording van de Nota’s van Inlichtingen ontving de werkgroep twee inschrijvingen. Visma Raet kwam als winnaar uit de bus vanwege hun sterke aanbod dat voldeed aan de eisen in het PvE en de casussen. Hun oplossing onderscheid zich in gebruiksvriendelijkheid, de beschikbaarheid van een krachtige rapportagetool en een toekomstgerichte benadering.

Belangrijke wensen voor het nieuwe systeem

Binnen de projectgroep zijn veel wensen en eisen aan het nieuwe systeem geformuleerd. In hoofdlijnen kwam dit neer op het volgende:

• Gebruiksvriendelijkheid: Het systeem moet intuïtief zijn voor alle gebruikers.
• Flexibele rapportagetools: Voor meer inzicht en sturing op basis van data.
• Toekomstbestendigheid: Een systeem dat aansluit bij de ontwikkelingen in HR en ICT.

Organisatie en implementatie

Het project werd gecoördineerd door Kim Tax, Consultant Publiek Maatwerk. De stuurgroep van het Mobiliteitscentrum bestaande uit diverse gemeentesecretarissen gaven aan dit project te willen starten. Vanaf nu draagt elke organisatie zelf de verantwoordelijkheid voor de implementatie. Elk team moet capaciteit vrijmaken om een succesvolle overgang naar het nieuwe systeem te garanderen. Het projectteam richtte zich op de verkenningsfase en schakelde daarna een consultant met HR-achtergrond in om de complexiteit van de aanbesteding te ondersteunen.

Een strak tijdspad & de weg vooruit

Het project begon in november vorig jaar, en het team behaalde alle mijlpalen volgens planning. Dat durven we gerust een uitzonderlijk resultaat te noemen. Van het opstellen van het PvE tot de publicatie en beantwoording van de aanbestedingsdocumenten – alles verliep op schema. Hiervoor danken we de projectgroep en alle deelnemende organisaties.

De officiële start van de implementatiefase luidt een nieuwe periode in voor alle betrokken organisaties. De gezamenlijke keuze voor Visma Raet is niet alleen een investering in technologie maar ook in de kracht van regionale samenwerking. Met dit systeem zijn we klaar voor de toekomst en behouden we onze sterke regionale verbinding. Wil je meer weten over het project? Neem dan contact met ons op.