Regionaal samenwerken aan een HR-systemen: binnenkijken bij Gemeente Drimmelen

25 maart 2026 – De implementatie van een nieuw HR-systeem is voor veel gemeenten een flinke opgave. Toch laat Gemeente Drimmelen zien dat je ook onder uitdagende omstandigheden tot een succesvol resultaat kunt komen. Samen met andere gemeenten in de regio werd een nieuw HR- en salarissysteem aanbesteed en geïmplementeerd. We gingen in gesprek met projectleider Diana van Ierland-Kouwenberg: hoe kijkt zij terug op dit traject?

Samen optrekken als sterke basis

Gemeente Drimmelen koos er bewust voor om opnieuw regionaal samen te werken bij de aanbesteding en implementatie van het HR-systeem. Die samenwerking was al eerder succesvol gebleken.

“Die samenwerking was er al. Dan is het logisch om die door te zetten,” vertelt Diana. De kracht van deze aanpak zat vooral in kennisdeling en het gezamenlijk optrekken richting leveranciers. Gemeenten leerden van elkaar, hielden elkaar scherp en konden ervaringen uitwisselen. Dat zorgde voor een stevig fundament onder het project.

Van ambitie naar werkbare praktijk

Hoewel de ambitie was om de implementatie grotendeels gezamenlijk vorm te geven, bleek al snel dat lokale verschillen een grote rol speelden. Gemeenten verschilden sterk in digitaliseringsniveau en procesinrichting. Voor Drimmelen betekende dit een pragmatische aanpak. “Wij zaten echt op de basis. Vanaf het begin was voor ons duidelijk: als de salarissen betaald worden zijn we tevreden.” Die realistische insteek zorgde ervoor dat het project behapbaar bleef en succesvol kon worden afgerond.

Resultaat: het systeem staat

De implementatie vond plaats in een periode van onderbezetting en personele wisselingen binnen de HR-afdeling. Ondanks deze uitdagingen is het gelukt om het systeem tijdig live te brengen. Het belangrijkste resultaat: een werkend HR-systeem waar medewerkers goed mee uit de voeten kunnen. De salarissen worden correct en op tijd verwerkt en eindgebruikers ervaren het systeem als gebruiksvriendelijk en overzichtelijk. “Het moest gewoon werken, en dat doet het,” aldus Diana. De keuze om te starten met een minimale inrichting en standaardoplossingen heeft daarin een belangrijke rol gespeeld.

Bewuste keuzes, met gevolgen

Tegelijkertijd brengt deze aanpak ook aandachtspunten met zich mee. Doordat is gekozen voor een basisinrichting, zijn processen nog niet optimaal ingericht en is er op sommige vlakken extra handmatig werk nodig. De organisatie staat nu voor de volgende fase: het verder optimaliseren en professionaliseren van processen.

Leren en verbeteren tijdens het traject

Zoals bij veel implementaties kwamen inzichten vooral tijdens het gebruik van het systeem. Zo had de balans tussen testen en procesinrichting volgens Diana anders gekund. “Misschien had dat meer door elkaar mogen lopen: testen, aanpassen en weer testen.” Ook bleek dat inhoudelijke HR-kennis cruciaal is bij het maken van de juiste keuzes. Dat is een herkenbaar leerpunt voor veel gemeenten.

De kracht van regionale regie

Een belangrijke succesfactor was de regionale coördinatie. Consultant Alex Schaap (Publiek Maatwerk) zorgde voor verbinding tussen de gemeenten en hield het gezamenlijke belang scherp. “Hij hield de groep bij elkaar. Anders was de kans er geweest dat iedereen zijn eigen weg zou gaan.” Juist deze regie maakte het mogelijk om samen op te trekken waar dat kon, terwijl er ruimte bleef voor lokale invulling.

Meerwaarde van samenwerken

De regionale aanpak heeft Drimmelen veel gebracht. De belangrijkste opbrengsten:

• Kennisdeling: leren van ervaringen van andere gemeenten
• Inzicht: beter zicht op de eigen positie en ontwikkelrichting
• Gezamenlijke slagkracht: sterker richting leveranciers

Voor meerdere gemeenten is die gezamenlijke kracht van grote waarde.

Blik op de toekomst: doorontwikkeling centraal

Met een stabiele basis op orde verschuift de focus nu naar doorontwikkeling. HR en functioneel beheer werken daarbij steeds nauwer samen om processen verder te verbeteren.

“Je hoeft het niet allemaal zelf uit te vinden. Het is juist fijn om met anderen te sparren,” zegt Diana. Ook in deze fase blijft regionale samenwerking belangrijk, vooral op inhoudelijke thema’s.

Realistisch én positief

De implementatie in Drimmelen laat zien dat succes niet altijd betekent dat alles in één keer perfect is ingericht. Juist door realistische keuzes te maken en prioriteiten te stellen, is een stevig fundament gelegd. Tegelijkertijd blijft er werk te doen. De uitdaging ligt nu in het verder optimaliseren van processen en het benutten van alle mogelijkheden van het systeem. Voor HR-professionals ligt de sleutel in balans: samen waar het kan, lokaal waar het nodig is en stap voor stap blijven verbeteren.

Meer weten over regionale aanbestedingen of het werk van Publiek Maatwerk? Neem dan contact op met het Mobiliteitscentrum via mobiliteitscentrum@west-brabant.eu.