Samen implementeren vraagt regie en voorbereiding

De implementatie van een nieuw HR- en salarissysteem is voor elke organisatie een ingrijpend traject. Wanneer meerdere gemeenten dit gezamenlijk doen, vraagt dat om extra afstemming en duidelijke regie. Jeroen Ruijgrok, lead consultant bij YouForce, begeleidde de implementatie van het systeem vanuit YouForce. Hij deed dat samen met Publiek Maatwerk consultant Alex Schaap in de rol van regionale projectleider.

Een project met meerdere lagen

De implementatie werd georganiseerd in verschillende werklijnen. Naast een centrale projectstructuur waren er werkgroepen voor HR-processen, salarisverwerking en technische koppelingen. Binnen iedere organisatie werkten medewerkers in deze groepen samen met consultants van YouForce om het systeem in te richten.

“De werking van het systeem is voor iedereen hetzelfde,” legt Ruijgrok uit. “Maar de manier waarop organisaties processen inrichten, verschilt vaak. Daarom werk je deels gezamenlijk en deels per organisatie.”

Toen Ruijgrok bij het project betrokken raakte, liep de implementatie al. Hij nam de rol van eerdere projectleiders over en moest zich verdiepen in bestaande afspraken en verwachtingen.

“In het begin was het zoeken naar de juiste samenwerking en rolverdeling,” zegt hij. “Maar door continu het gesprek te blijven voeren met de projectleiders bij de gemeenten ontstond er gaandeweg meer duidelijkheid.”  Vanaf het najaar verliep de samenwerking merkbaar soepeler.

Verschillende organisaties, verschillende snelheden

Hoewel gemeenten dezelfde cao hebben, zag Ruijgrok grote verschillen tussen organisaties. Sommige gemeenten hadden hun processen al sterk gedigitaliseerd, terwijl anderen nog een inhaalslag moesten maken.

Dat verschil beïnvloedt direct de snelheid van een implementatie. “Als processen al goed zijn uitgewerkt, kun je ze sneller in een systeem onderbrengen. Maar als je tijdens de implementatie nog moet bepalen hoe je wilt werken, kost dat tijd.”

De rol van regionale coördinatie

Bij een regionale implementatie is volgens Ruijgrok een duidelijke regierol onmisbaar. In dit project was Alex Schaap de regionale projectleider die het overzicht bewaakte en gemeenten met elkaar verbond.

“Zo iemand zorgt dat het project op hoofdlijnen op koers blijft,” zegt hij. “Details horen thuis in werkgroepen, maar iemand moet bewaken dat het gezamenlijke doel niet uit het oog wordt verloren. Alex deed dat heel prettig, daardoor verliepen de overleggen soepel en efficiënt.”

In de praktijk

Een van de meest waardevolle onderdelen waren de gezamenlijke werksessies bij YouForce volgens Jeroen. Medewerkers van verschillende gemeenten werkten daar samen aan de inrichting en verwerking van processen.

“Je merkt dat mensen dan echt de tijd nemen om zich in het systeem te verdiepen,” vertelt Ruijgrok. “Ze zijn even weg van hun dagelijkse werk en kunnen met collega’s en consultants sparren.”

Als Ruijgrok één advies mag geven voor toekomstige regionale implementaties, dan is het goed verwachtingsmanagement en voorbereiding. Het is volgens hem belangrijk dat organisaties vooraf hun processen in kaart brengen en dat de juiste mensen vanaf het begin betrokken zijn. “Een systeem moet een proces ondersteunen, niet andersom,” zegt hij.

De implementatie werd uiteindelijk succesvol afgerond: alle gemeenten konden begin januari hun salaris via het nieuwe systeem verwerken. Daarmee was het belangrijkste doel bereikt.

Samenwerking als kracht

Volgens Ruijgrok laat het traject zien dat regionale samenwerking veel potentie heeft. Ondanks verschillen tussen organisaties levert het gezamenlijke leerproces duidelijke voordelen op.

“Als organisaties samen optrekken, kunnen ze veel van elkaar leren,” zegt hij. “En dat helpt uiteindelijk om systemen beter te gebruiken en verder te ontwikkelen.”

YouForce is van plan toekomstige implementaties van klanten wederom te bundelen zodat medewerkers van elkaar kunnen leren.

De implementatie is bijna afgerond. Er wordt achter de schermen de hand gelegd aan wat laatste aanpassingen waarna de organisaties een laatste check doen op het aanbestedingsdocument. Daarna draagt Jeroen het stokje over aan de customer successmanagers van de diverse organisaties. Bij hen kunnen gemeenten en samenwerkingsverbanden terecht met vragen en ontwikkelwensen.

Meer weten over de rol van Publiek Maatwerk in regionale projecten? Of heb je een vraag over dit artikel? Neem dan contact op met mobiliteitscentrum@west-brabant.eu.