Van aanbesteding tot salarisrun: alles over de implementatie van het regionale personeelssysteem bij Gemeente Etten-Leur

21 mei 2026 – Gemeente Etten-Leur implementeerde samen met 11 organisaties een nieuw regionaal personeels- en informatiesysteem. Project- en procesbegeleider Niels Mensink blikt terug op een intensief traject met regionale kansen, stevige uitdagingen en een succesvolle livegang.

Toen duidelijk werd dat ADP zou stoppen, moesten gemeenten in actie komen. Ook Gemeente Etten-Leur. Er werd regiobreed aanbesteed voor een nieuw systeem: YouForce. Voor Etten-Leur betekende dit een overstap naar een compleet nieuw personeels- en salarissysteem, samen met tien andere gemeenten.

Van aanbesteding naar implementatie

De aanbesteding vond regionaal plaats. Projectleider Niels Mensink sloot later aan, toen de keuze voor YouForce al was gemaakt.

“Je stapt in een rijdende trein,” vertelt hij. “De aanbesteding is afgerond en dan krijg je de vraag: wil jij de implementatie doen?”

Dat was even zoeken. Niels was niet betrokken bij de aanbesteding en miste daardoor soms overzicht. Welke keuzes waren precies gemaakt? Wat was regionaal afgesproken en wat lokaal? Documenten bleken verspreid opgeslagen. Dat maakte het uitdagend om scherp te sturen op wat geleverd moest worden.

Tegelijk bood de regionale aanpak ook voordelen. Er was een regionale projectleider en een vaste implementatieaanpak vanuit de leverancier. Dat gaf structuur en houvast.

Een jaar bouwen aan de basis

De implementatie duurde ongeveer een jaar. Er werd gewerkt met deelprojectleiders, zogeheten streamleads, vanuit HR en team informatie. Er lag een planning met duidelijke mijlpalen richting de livegang op 1 januari.

De rol van Niels was vooral faciliterend en verbindend. Hij zorgde dat de projectgroep kon werken, issues werden opgepakt en escalaties op de juiste plek terechtkwamen. Ook verzorgde hij de terugkoppeling richting de stuurgroep binnen de gemeente.

De grootste inspanning voor de collega’s van HR zat in het beoordelen en valideren van processen. Keuzes moesten worden gemaakt, beleid moest worden afgestemd en processen opnieuw ingericht. HR-collega’s deden dit naast hun reguliere werk. Dat vroeg veel.

Toen het begon te knellen, is externe ondersteuning ingezet. Dat gaf lucht. “Zonder die opschaling was het risico groot geweest dat mensen zouden uitvallen,” zegt Niels. “Bij dit soort projecten krijg je vaak een inschatting van de capaciteit die je als organisatie moet investeren, maar dat is meer een richtlijn. In dit project klopte de inschatting voor mijn rol redelijk, maar de collega’s van de inhoud hebben er veel meer tijd in moeten stoppen.”

Wisselingen en hobbels

Niet alles verliep soepel. Tijdens het traject wisselde de projectleider vanuit de leverancier meerdere keren. Dat zorgde voor onrust en vertraging, vooral in een cruciale fase waarin processen gevalideerd moesten worden.

Ook de zogenaamde ‘best practice’-omgeving bleek niet goed ingericht. Fouten moesten handmatig worden gecorrigeerd. Omdat dezelfde basisomgeving bij meerdere gemeenten was gekopieerd, liepen zij tegen vergelijkbare problemen aan. Dat kostte extra tijd en energie van alle organisaties.

Toch bleef het project op koers. Escalaties werden regionaal opgepakt en uiteindelijk kwam er weer stabiliteit in de begeleiding vanuit de leverancier.

Regionale meerwaarde: kansen en grenzen

Eens per twee weken overlegden de projectleiders uit de regio met elkaar. Dat bood ruimte om ervaringen te delen en gezamenlijke knelpunten te bespreken. Als meerdere gemeenten tegen hetzelfde probleem aanliepen, werd dit effectief opgeschaald.

Toch ziet Niels ook gemiste kansen. Sommige onderdelen, zoals communicatie of gezamenlijke templates voor medewerkers, hadden sterker regionaal opgepakt kunnen worden. Bijvoorbeeld berichten over het afsluiten van het oude systeem of het downloaden van jaaropgaven. In de praktijk bleek tijd hiervoor de grootste belemmering. HR-teams zaten vol. Extra regionale afstemming voelde vaak als extra belasting, terwijl het op lange termijn juist tijd kan besparen.

De belangrijkste les? Regionale samenwerking werkt, maar vraagt duidelijke regie, heldere overdracht en voldoende capaciteit.

Een spannende eerste salarisrun

Het spannendste moment kwam op 15 januari: de eerste salarisbetaling via het nieuwe systeem. Die klopte voor een heel groot deel. Er volgden wat hickups, bijvoorbeeld op gebied van reiskosten, maar op hoofdlijnen was deze mijlpaal een succes. Dat gaf vertrouwen.

Ook medewerkers reageren positief. De app, pushmeldingen en digitale salarisspecificaties worden als gebruiksvriendelijk ervaren. Hoewel medewerkers niet om een nieuw systeem hadden gevraagd, groeit het draagvlak doordat het systeem prettig werkt.

Klaar voor beheer én doorontwikkeling

Op dit moment worden de laatste punten opgelost. Het regionale projectteam neemt in de komende periode de tijd om na te lopen of het nieuwe systeem alles heeft opgeleverd wat in de aanbesteding is uitgevraagd. Daarna volgt de overdracht naar beheer.

Voor Niels verschuift zijn rol. In de beheerfase ligt de verantwoordelijkheid vooral bij de lijnorganisatie. Wel ziet hij kansen voor verdere optimalisatie en procesverbetering. Denk aan slimmere inrichting, meer automatisering en betere koppelingen. Hij ziet hier zeker ook regionale meerwaarde. Veel gemeenten werken met vergelijkbare systemen. Het koppelen van die systemen zal voor veel organisaties meer efficiëntie betekenen.

Leren van de implementatie

“Het nieuwe systeem is een stap vooruit. Onze organisatie had al veel HR-processen digitaal georganiseerd, maar het nieuwe systeem biedt meer mogelijkheden. Dat maakt het opzoeken van je loonstroken, ziekmeldingen en andere HR-zaken makkelijker te regelen voor medewerkers en de HR-collega’s. De implementatie liep niet vlekkeloos, maar we zijn er zeker op vooruit gegaan.” vertelt Niels.

Deze implementatie laat zien hoe belangrijk goede overdracht en eigenaarschap zijn. Zeker bij een regionale aanbesteding is het cruciaal dat lokale projectleiders inzicht hebben in gemaakte afspraken.

Niels voegt toe: “Ik kan niet anders dan een groot compliment geven aan mijn collega’s op de HR afdeling. Normaal gesproken ben ik graag betrokken bij de inhoud, maar dit team heeft zich enorm ingezet om de implementatie goed te laten verlopen. Doordat zij zo zelfstandig en met eigenaarschap opereerden, kon ik overkoepelend regie houden op het project.”

Daarnaast vraagt een implementatie van deze omvang om realistische planning en voldoende capaciteit. HR-teams kunnen dit niet “erbij” doen zonder risico op overbelasting.

Volgens Niels zijn er nog kansen in de regionale samenwerking die nog niet zijn benut. Door kennis te blijven delen en gezamenlijk op te trekken, kunnen gemeenten sterker staan richting leveranciers én efficiënter werken.

Tot slot

De overstap naar YouForce was voor Gemeente Etten-Leur een intensief, maar succesvol traject. De deadline is gehaald, de eerste salarisbetaling verliep goed en medewerkers ervaren het systeem als een stap vooruit. De kernboodschap? Regionaal samenwerken loont, mits er duidelijke regie, goede overdracht en voldoende ruimte voor uitvoering zijn.

Wil je meer weten over regionale samenwerking of dit implementatietraject? Neem gerust contact op via mobiliteitscentrum@west-brabant.eu.