Privacybeleid Regio West-Brabant

1. Inleiding
Achttien gemeenten in West-Brabant en het Zeeuwse Tholen hebben de gezamenlijke ambitie om de regio te versterken en te stimuleren op het gebied van economie, arbeidsmarkt, mobiliteit en ruimte. Hiertoe werken zij samen in Regio West-Brabant (hierna: RWB). Daarnaast verzorgt RWB een aantal uitvoeringsgerichte taken ten behoeve van deze, en ook wel andere gemeenten en samenwerkingsverbanden.

RWB beheert veel persoonsgegevens en hoort veilig om te gaan met deze gegevens en de uitwis-seling hiervan. RWB verwerkt alleen persoonsgegevens in opdracht van bovenbedoelde gemeen-ten en samenwerkingsverbanden ter uitvoering van de aan haar opgedragen taken. Betrokkenen moeten erop kunnen vertrouwen dat RWB zorgvuldig en veilig met hun persoonsgegevens om-gaat. Nieuwe technologische ontwikkelingen, globalisering en een steeds meer digitale overheid stellen andere eisen aan de bescherming van gegevens en privacy. RWB is zich hier van bewust en zorgt dat de privacy gewaarborgd blijft, onder andere door maatregelen op het gebied van infor-matiebeveiliging, dataminimalisatie, transparantie en gebruikerscontrole.

Het bestuur en management van RWB spelen een cruciale rol bij het waarborgen van privacy. RWB geeft middels dit beleid een duidelijke richting aan de invulling van privacy in de organisatie van RWB. Het beleid heeft als doel aan te geven hoe RWB de privacy van de betrokkene waarborgt, beschermt en handhaaft. Dit beleid is van toepassing op de gehele organisatie, alle processen, on-derdelen, objecten en gegevensverzamelingen van RWB. Dit privacybeleid van RWB is in lijn met het algemene beleid van RWB en de relevante lokale, wet- en regelgeving.

2. Inwerkintreding
Dit privacybeleid treedt in werking na vaststelling door het algemeen bestuur van RWB. Het beleid wordt ieder jaar, en daarnaast wanneer wet- en regelgeving of veranderingen in de maatschappij, hiertoe noodzaken, geëvalueerd en indien nodig herzien. Aanpassingen van dit beleid worden aangekondigd via www.west-brabant.eu. De meest actuele versie van het beleid is ook op deze site te vinden.

3. Reikwijdte en afbakening

Reikwijdte
Het privacybeleid is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens die binnen RWB
plaatsvinden.

Afbakening
Onder persoonsgegevens wordt verstaan: alle gegevens die direct over een persoon gaan of
herleidbaar zijn tot een persoon. Met het verwerken van persoonsgegevens wordt bedoeld: het
verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadple-gen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. Er is dus al snel sprake van
verwerking van persoonsgegevens.

4. Rollen en verantwoordelijkheden

Algemeen bestuur
Het algemeen bestuur van RWB heeft de kaderstellende en controlerende taak met betrekking tot het privacybeleid. Het algemeen bestuur stelt derhalve het privacybeleid vast.

Strategisch beraad
Het strategisch beraad van RWB heeft de integrale verantwoordelijkheid met betrekking tot het
privacybeleid. Het strategisch beraad informeert het algemeen bestuur over de beleidsvoering op het gebied van privacy.

Functionaris Gegevensbescherming[1]
RWB stelt een Functionaris Gegevensbescherming aan die toeziet op de borging van privacy binnen de organisatie. De Functionaris Gegevensbescherming heeft vanuit een onafhankelijke positie de volgende taken:
• Toezien dat geldende wet- en regelgeving, waaronder het door de RWB vastgestelde be-leid, in haar hoedanigheid als verwerkingsverantwoordelijke of verwerker en het beleid van haar verwerkingsverantwoordelijke of verwerker, op het gebied van gegevensbe-scherming en informatiebeveiliging wordt nageleefd;
• Toezien dat de daaruit voortvloeiende procedures, protocollen en maatregelen worden nageleefd;
• Zorgen dat bij de verwerking medewerkers bewust worden gemaakt en worden opgeleid op het gebied van gegevensbescherming;
• Advies verstrekken over de gegevenschermingseffectbeoordeling en toezien op de nale-ving daarvan;
• Optreden als contactpunt voor – en samenwerken met de Autoriteit Persoonsgegevens over aangelegenheden die verband houden met gegevensverwerking. Hieronder dient voorafgaande raadpleging en het plegen van overleg te worden verstaan;
• Adviseren over klachten gerelateerd aan gegevensbescherming;
• Beoordelen van- ,adviseren over- en melden van data-incidenten.

5. Wettelijke kaders voor de omgang met gegevens
RWB is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van dit privacybeleid. Hier-voor gelden onder andere de volgende wettelijke kaders:
• Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp), vanaf 25 mei 2018 vervangen door de Europe-se Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG)
• Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: UAVG)

6. Uitgangspunten
RWB gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy van betrok-kenen. RWB houdt zich hierbij aan de volgende uitgangspunten:

Rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie[2]
Uit de AVG vloeit voort dat voor elke verwerking van persoonsgegevens een wettelijke grondslag aanwezig moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:
• Als u als betrokkene daarvoor toestemming heeft gegeven;
• Om een verplichting na te komen die in de wet staat;
• Voor de uitvoering van een overeenkomst waar u als betrokkene partij van bent;
• Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van u als betrokkene te bestrijden;
• Voor de goede vervulling van een publieke taak;
• Indien deze noodzakelijk is voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang.

Hierbij geldt dat de verwerking op een zorgvuldige wijze geschiedt. Verder wordt bij de verwerking van persoonsgegevens transparantie nagestreefd. Hiervoor houdt RWB een register van gege-vensverwerkingen bij. Verder kunt u bepaalde rechten met betrekking tot de tot u herleidbare persoonsgegevens inroepen.

Doeleinden[3]
Volgens de AVG mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is
vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen
niet voor andere doelen verwerkt worden. Voor de uitvoering van sommige wetten zijn de doelen voor het verwerken in de wet als vastgelegd, net als de persoonsgegevens die gevraagd en ver-werkt mogen worden.

Dataminimalisatie
RWB verwerkt alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaal-de doel. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt. RWB verwerkt echter wel afdoende gegevens om u op correcte wijze en op basis van de juist informatie van haar dien-sten te kunnen voorzien.

Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor de uitvoering van de aan haar opgedragen taken of om wettelijke verplichtingen na te kunnen leven. Dit houdt in dat deze gege-vens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer herleid kan worden naar een natuurlijk persoon.

Integriteit en vertrouwelijkheid
RWB gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden per-soonsgegevens alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgt RWB voor passende beveiliging van per-soonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewij-zigd door iemand die daar geen recht toe heeft.

Delen met derden
Wanneer uw informatie met derden wordt gedeeld, staat zorgvuldigheid hierbij centraal en blijft uw privacy gewaarborgd. RWB draagt er zorg voor dat afspraken worden gemaakt over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet. RWB contro-leert deze afspraken regelmatig en actualiseert deze wanneer de wet, rechtspraak en/of de dage-lijkse praktijk hiertoe noopt.

Rechten van betrokkenen[4]
De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkene genoemd, en bestaan uit de volgende:
• Recht op informatie: u heeft het recht om aan RWB te vragen of RWB uw persoonsgegevens verwerkt.
• Inzagerecht: u heeft de mogelijkheid om te controleren of en op welke manier RWB uw per-soonsgegevens verwerkt.
• Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kunt u een verzoek indienen bij RWB om dit te corrigeren.
• Recht van verzet: u heeft het recht aan RWB te vragen om uw persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
• Recht om vergeten te worden: In gevallen waar u aan RWB toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft u het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.
• Recht op bezwaar: u heeft het recht om bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. RWB zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

7. Contactgegevens
Als u privacygerelateerde vragen heeft, neemt u dan contact op met de Functionaris Gegevensbe-scherming van RWB via info@west-brabant.eu. RWB helpt u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u er desondanks met RWB niet uitkomen dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autori-teit Persoonsgegevens.

[1] Artikel 37 t/m 39 AVG.

[2] Artikel 5 en 6 AVG.

[3] Artikel 5 AVG.

[4] Artikelen 13 t/m 20 AVG.

Deze website maakt gebruik van cookies. Klik hier om toestemming te geven, of Lees hier meer over ons cookie- en privacybeleid.